PM의 주요 업무! PMBOK의 5단계 프로세스 그룹

PMBOK란?

프로젝트 관리 지식 체계
Project Management Body of Knowledge

프로젝트와 관련된 대표적인 가이드로 프로젝트가 진행되는 단계를 정의한다. 프로젝트와 관련된 작업의 표준이 되고 있기 때문에 많은 프로젝트들이 이 문서를 기반으로 하여 수행되고 있다. PMBOK 구조에는 5개의 프로세스 그룹 및 47개의 프로젝트 관리 프로세스가 포함된다.

 

PMBOK는 프로젝트 관리 연구소(PMI)를 통한 PMP(Project Management Professional) 인증을 획득하는 표준입니다.

PMP는 프로젝트 관리자(PM)를 위한 업계에서 인정하는 중요한 자격증입니다.

 

성공적인 프로젝트에는 훌륭한 PM이 있습니다. 

일부 사람들은 PM의 주된 업무가 모든 팀원에게 마감일을 상기시키고, 회의를 진행하는 것이라고 생각하지만 잘못된 생각입니다.

프로젝트 관리 연구소(PMI)에서 개발한 프로젝트 관리의 5단계 프로세스에는 프로젝트의 착수, 기획, 실행, 통제, 종료가 포함됩니다. 

이는 즉 프로젝트 관리자가 수행해야 하는 업무입니다.

 

PMBOK 접근 방식은 여러 부서가 프로젝트 관리 관행을 표준화할 수 있게 해주기 때문에 가치가 있고, PM이 조직 전체에서 표준화된 시스템으로 작업하는 데 도움이 됩니다.

PMBOK의 5단계 프로세스 그룹

PMBOK를 구성하는 47개의 프로젝트 관리 프로세스는 아래의 5가지로 그룹화할 수 있습니다.

1단계 : 프로젝트 착수

프로젝트의 시작이며, 단계의 목표는 광범위한 프로젝트 범위를 정의하는 것입니다.

달성해야 할 프로젝트의 비전을 설정하고, 프로젝트의 성공을 정의합니다.

2단계 : 프로젝트 계획

프로젝트 관리의 핵심이며, 모든 팀원이 따라야 할 로드맵을 개발하는 데 중점을 둡니다.

이 단계에서 프로젝트의 세부 범위가 정의되고, 프로젝트 관리 계획이 만들어집니다.

여기에는 비용, 품질, 사용 가능한 리소스 및 현실적인 기간을 식별하는 것이 포함됩니다.

아래는 프로젝트가 제대로 진행되도록 하기 위해 PM이 계획 단계에서 작성해야 하는 몇 가지 문서입니다.

 

• 범위 기획 : 요구 사항, 프로젝트의 목표 및 결과물, 주요 마일스톤을 명확하게 정의하는 문서입니다. 범위 기획은 프로젝트 중에 변경될 수도 있지만 PM 및 고객의 승인 없이는 수행되지 않아야 합니다.
• 작업 분류 일정(WBS) : 프로젝트의 범위를 팀이 관리할 수 있는 섹션으로 나누는 시각적 표현입니다. 프로젝트 수행을 위해 프로젝트 범위를 더 작고 관리 가능한 구성 요소로 세분화하고, 실행되어야 할 특정 활동들을 식별하고, 활동 간의 상호 의존성을 기록합니다. WBS를 만들 때는 각 업무가 10일을 넘지 않도록 해야 합니다.
• 마일스톤 : 프로젝트 전체에서 달성해야 하는 높은 수준의 목표를 식별하고, 이를 간트 차트에 포함합니다.
• 간트 차트(Gantt chart) : 작업을 계획하고 프로젝트 타임 라인을 시각화하는 데 사용할 수 있는 그래프로, Henry Gantt에 의해 고안되었습니다.
• 커뮤니케이션 기획 : 프로젝트가 외부 이해관계자와 관련된 경우 특히 중요합니다. 프로젝트와 관련된 이해관계자들과 소통할 플랫폼을 선정하고, 결과물 및 마일스톤을 기반으로 의사소통할 주기적인 일정을 만듭니다.
• 자원 기획 : 프로젝트를 수행하는 데 어떤 인력 자원이 필요한지 결정하고, 몇 명이 어느 기간 동안 필요한지 결정합니다.
• 비용 산정 : 프로젝트 수행에 필요한 비용을 산정하고, 개별적인 작업들에 소요되는 모든 비용을 산정합니다.
• 위험 관리 기획 : 예측 가능한 모든 위험을 식별합니다. 일반적인 위험 요소로는 비현실적인 개발 기간 및 비용, 고객 검토 주기, 예산 삭감, 요구 사항 변경, 리소스 부족 등이 있습니다. 프로젝트의 핵심은 범위 관리, 시간 관리, 예산 관리이지만 위험 관리를 잘못하여 대응을 적절하게 하지 못하면 프로젝트가 실패할 수 있습니다.

3단계 : 프로젝트 실행

결과물이 개발되고 완료되는 단계입니다.

이 기간 동안 각종 보고서 및 회의록 작성 등 많은 일이 일어나기 때문에 프로젝트 기간 중 가장 고된 시간처럼 느껴집니다.

보통 킥오프(Kickoff) 미팅을 통해 프로젝트 실행 단계의 시작을 알립니다.

실행 단계 중에 완료되는 작업은 아래와 같습니다.

 

• 팀 빌딩
• 자원 할당
• 프로젝트 관리 계획 실행
• 필요한 경우 조달 관리
• PM이 프로젝트 실행 지시 및 관리
• 추적 시스템 설정
• 작업 할당
• 상태 회의
• 프로젝트 일정 업데이트
• 필요에 따라 프로젝트 계획 수정

4단계 : 프로젝트 통제

계획 대비 목표의 진척 상황을 주기적으로 모니터링하고 성과를 측정함으로써 목표를 달성할 수 있도록 하는 단계입니다.

PM은 핵심 성과 지표(Key Performance Indicator; KPI)를 사용하여 프로젝트가 제대로 진행되고 있는지 계속해서 확인해야 합니다.

이 단계에서 PM은 프로젝트를 제대로 진행시키기 위해 일정과 리소스를 조정해야 할 수 있습니다.

 

• 성과 보고 : 상태 보고, 진척도 측정, 예측 등이 포함된 성과 정보를 수집하고 배포합니다.
• 통합된 변경 통제 : 프로젝트의 변경 사항을 조정합니다. 범위 검증, 범위 변경 통제, 일정 통제, 비용 통제, 품질 통제, 위험 감시 및 통제와 같은 업무들이 포함됩니다.

5단계 : 프로젝트 종료

지금까지 진행해온 프로젝트를 공식적으로 종료하는 단계입니다. 종료를 위해 프로젝트가 모든 요구 사항을 충족하였음을 검증하고, 고객으로부터 인정을 받아야 합니다.

프로젝트가 완료되면 PM은 사후 분석 회의를 개최하여 프로젝트에서 잘 된 사항을 평가하고, 실패 요인을 식별하여 향후 프로젝트를 개선할 수 있도록 합니다.

 

• 계약 종료 : 진행 중인 모든 항목들을 마무리하고 계약을 종료합니다.
• 관리 종료 : 공식적으로 프로젝트를 완료하기 위해 정보를 생성, 수집, 배포합니다. 프로젝트를 평가하고, 활용할 수 있는 참조 사항(Lessons learned)들을 정리합니다.