좋은 WBS를 작성하는 방법과 샘플 양식 공유(다운로드)

WBS 개념

WBS란 Work Breakdown Structure의 약자로, 업무 분업 구조 또는 작업 분해 구조를 말합니다.

이는 프로젝트를 효율적으로 진행하기 위해 업무 일정을 계획하고 관리할 수 있는 가장 중요한 기초 문서입니다.

프로젝트에 필요한 모든 작업을 계층 형태로 표현하여 완료해야 하는 작업에 대한 진척률, 소요 기간을 산정하는데도 활용할 수 있습니다.

 

최상위 항목은 프로젝트의 목표(goal)이고, 프로젝트에 포함된 결과물(outcome), 결과물을 만들기 위한 주요 업무(task), 주요 업무를 쪼갠 세부 업무(activity)를 계층 형태로 표현하며, 각 항목에 따른 산출물(output)을 관리합니다.

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WBS의 용도와 목적

WBS를 만드는 주요 목적은 프로젝트를 진행하는 데 있어서 팀의 전체 업무를 효율적으로 관리하기 위함입니다.

하지만 이러한 활용성 때문에 WBS를 프로젝트 일정을 관리하기 위한 수단만으로 생각할 수 있는데요.

일정 관리 외에도 개발 요구 사항, 일정, 예산을 조율하여 프로젝트 수행 범위를 산정할 수 있는 근거로도 사용됩니다.

만약 WBS를 정확하게 작성하지 않았다면, 방대한 요구 사항을 짧은 기간 안에 우선순위도 명확하지 않은 채로 개발해야 하는 헬(Hell) 프로젝트가 될 가능성이 크겠죠?

 

어떤 프로젝트에서는 WBS 작성을 생략하기도 하지만, WBS는 프로젝트를 효율적으로 지정된 시간에 완료하기 위해 꼭 필요한 문서라는 것을 기억해야 합니다.

WBS의 장점

• 프로젝트의 모든 업무를 시각적으로 표현할 수 있습니다.
• 프로젝트 비용과 시간을 명확하게 추정할 수 있습니다.
• 전체 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 진척률 관리가 용이합니다.
• 팀 구성원 간의 지속적인 업무 현황 및 스케줄 공유가 가능합니다.
• 팀 구성원 간 중복되는 업무를 방지할 수 있습니다.
• 업무를 놓칠 가능성을 최소화합니다.
• 비용을 추정하고 인적 자원을 할당하기 위한 기반을 마련할 수 있습니다.

그리고 WBS는 조직의 업무 프로세스와 문화를 개선하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

• 조직의 생산성을 향상시킵니다.
• 이해관계자에게 프로젝트 범위를 설명하는 데 도움이 됩니다.
• 모든 팀원에게 명확하게 작업을 설명하고 할당할 수 있습니다.
• 조직 구성원 간의 커뮤니케이션이 증가합니다.
• 위험 관리를 통해 문제를 예방할 수 있습니다.

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WBS의 주요 구성 요소

WBS를 만드는 것은 어찌 보면 간단할 수도 있지만, 신뢰할 수 있는 WBS를 만들기 위해서 필요한 구성 요소들을 잘 수집해야 합니다.

• 상세 요구 사항 정보 및 마일스톤
• 프로젝트 예상 비용
• 예정된 시작 및 종료 날짜
• 필요한 기술 및 인적 자원
• 특정 작업을 담당하는 조직, 부서 또는 개인 식별
• 작업 별 최소/최대 소요 기간

아래 첨부파일로 WBS의 샘플 양식을 올려두었으니 참고하시기 바랍니다.

 

▼WBS template download▼

WBS_sample.xlsx

0.01MB

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좋은 WBS를 만드는 팁

WBS를 만드는 첫 번째 단계는 프로젝트에 참여하는 팀원이 모두 모이는 것입니다.

각 담당자들이 직접 업무 목록을 나열해야 하며, 프로젝트 매니저 혼자서는 절대 제대로 된 WBS를 만들 수 없습니다.

 

WBS는 유연하게 각 프로젝트에 맞는 형태로 조정되어야 하지만, 좋은 WBS를 만들기 위한 방법들을 염두에 두고 계속해서 연습해보는 것이 중요합니다.

 

• 프로젝트와 관련된 부서 간의 브레인스토밍을 통해 WBS를 작성합니다.
• 화이트보드, 포스트잇과 같은 도구를 사용하면 주요 결과물과 세부 작업들을 식별하는 데 도움이 됩니다.
• WBS는 유기적인 문서이기 때문에 내용을 자주 재검토하고 조정할 수 있어야 합니다.

주요 업무를 세부 업무로 쪼개기

주요 업무를 가능한 구체적으로 나눠서, 1개의 세부 업무 소요 일이 3일을 넘어가지 않도록 나열해야 합니다.

주요 업무만 나열하고 소요 기간을 몇 주, 몇 달 단위로 잡는다면 세부 업무가 모호해지면서 중복 및 누락 업무가 발생할 가능성이 높고, WBS의 효율성도 떨어집니다.

세부 업무는 행동 지향적으로 명시

주요 업무에서 파생된 세부 업무를 명시할 때는 행동 지향적으로 작성해야 혼란이 없습니다.

예들 들어, 세부 업무를 '회의'로 명시하는 대신 '주간 회의 일정 잡기'가 더 나은 방법이고, '테스트 계획' 대신 'OO 기능 테스트 계획 생성', 'OO 기능 테스트 계획 검토'와 같은 명확한 표현이 더 바람직합니다.

주요 업무를 마일스톤으로 활용

주요 업무를 완료하는 것은 하위 세부 업무 전체의 완료를 의미하며, 그에 따른 산출물을 확인할 수 있습니다.

이는 작업을 추적하는 데 도움이 됩니다.